En la situación de las sociedades que es a lo mejor el más representativo, los acontecimientos que necesitan ser elevados a escritura pública, el contrato de sociedad manifestado en la minuta de constitución es una acción voluntaria y seria de los socios. Esta determinación de celebrar un contrato, lleva a cabo ante un notario público, ya sea de manera directa o por medio de un apoderado. Para el efecto es indispensable que se presenten las partes involucradas, ya sea de modo personal o a través de un apoderado.
Como es posible ver, se necesita de un notario que de fe sobre los individuos, documentos y sucesos acontecidos en el poder de escritura pública. Con relación al notario y a su habilidad para dar fe pública, la ley colombiana ha considerado lo siguiente:
“Art. 1.- El notariado es un servicio público e implica el ejercicio de la fe notarial. La fe pública o notarial otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el notario y a lo expresado por éste respecto de los hechos percibidos en el ejercicio de sus funciones, en los casos y con los requisitos que la ley establece.
Art. 2.- El notario ejercerá sus funciones a solicitud de los interesados, quienes tienen el derecho de elegirlo libremente, salvo lo estipulado en el reparto.
Art. 3.- El notario no autorizará el instrumento cuando llegue a la conclusión de que el acto que contiene sería nulo por incapacidad absoluta de alguno de los otorgantes o por estar clara y expresamente prohibido por la ley.
De los demás vicios que afecten el acto objeto del contrato advertirá a los comparecientes y si estos insistieren lo autorizará, dejando constancia de ello en el instrumento”.( Decreto 2148 de 1983)
Los medios probatorios, frecuentemente acuden a los llamados documentos de fecha cierta, y estos documentos son exactamente los que han sido expuestos ante el notario, quien ha dado fe de la fecha de origen de tal documento.
No es viable estimar un documento privado como documento de fecha cierta, por lo que en la mayoría de los casos no es valido para probar derechos, lo que quiere decir que si se desea tener la seguridad de
disponer de un medio de prueba valido, exige ser elevado a escritura pública.
